Google Chatの通知は飛ばしたくないけどファイルの共有はしたい

Google ChatのSpacesについて

皆さん、Google Chatは使っていますか？便利ですよね。

弊社のDX・メディアデザイン局においてはチャットツールとして主にSlackを使っていますが、グループ社を含めたグループ内でのやりとりにおいては、Google Workspaceを採用している社が多いこともありGoogle Chatを使うことも多いです。

何事も臨機応変かつ柔軟な姿勢が求められる昨今なので、特定のツールしか使いたくない！なんてことは言えないですよね。というわけで、今日はGoogle Chatネタです。

Spaces

Google Chatにおいて特に活用したいのが Spaces です。端的に言うとグループチャットですが、最近Slackのようなインラインスレッド形式の返信を取り入れたり、年々様々な改修・改善が施されています！

特徴的なのは、Chat・ファイル・タスクの3要素を基本に成り立っていることだと思います。

複雑すぎるとなかなか老若男女問わず使って貰う、というのは難しい中で、最低限必要なものに絞ってあるので全社的なサービスとしての使い勝手の良さに繋がっているように感じます。

逆に言うとSlackほど柔軟に外部サービスと繋げたりはできませんが、会社全体でのやりとりとなると、これくらいシンプルであるほうが良いのかもしれません。また、Gmailの画面との統合が進んだことでより便利になりました。

Spacesを活用したファイル共有

Spacesの中でファイル共有を行う方法は、いたって簡単です。

そのままドラッグアンドドロップしてもいいですし、Google Driveにアップロードして共有用URLを貼っても良いですね。

後で別のSpace等で共有することを考えると、 ドラッグアンドドロップするよりGoogle Driveの共有用URLを使うほうがオススメ です。

イケているところは、この共有リンク方式でいくときに、権限について自動で確認してくれて、権限を付与するかどうか確認してくれることです。

これは本当に便利です。

今回紹介する方法では、この仕組みを利用することで、Spaceのメンバー全員に権限を付与します。

ちなみに、見落とされがちなのですが、 Space自体の「ファイル」タブから過去の共有ファイル一覧が確認出来る のもとても便利です。少量のファイル数であれば、共有ドライブを立てる必要がなくなります。

Chatを動かさないための実際の手順

ここからが本題です。ファイルを共有するために都度共有用URLをメッセージ送信しても良いのですが、 そんな頻繁に通知を出したくない 、というときもあるのではないでしょうか。

そのようなときは、下記の手順でSpaceのメンバー全員にファイルを共有することが出来ます。

まず、先ほどの手順で1つファイルを共有します。

共有したファイル自体をドライブで開き、共有ボタンを確認します。

共有しているユーザー一覧が出ます。

たしかにここにスペースの名前が表示されています。

ちなみについ最近までこの時点でSpaceに割り当てられているアドレス形式のIDがわかるようになっていましたが最近仕様が変わりました…ので、Chromeの検証などを用いてソースを確認します。

すると、付近に data-hovercard-id としてこのSpaceに割り振られた hangouts-chat から始まるIDを示す情報(メールアドレス形式)が記載されています。

あとはこの IDとなっているメールアドレスを使って共有を行えば、Space参加者は誰でも当該ファイルにアクセス可能 となります！

まとめ

今回はSpaceでメッセージを送信することなくファイルを共有する手段についてまとめてみました。

ただ、この手段で共有を行うと先ほど紹介した Spaceの「ファイル」タブには残らないので注意が必要 です。一つのドキュメントやスプレッドシートからリンクする先にあるファイルについてもあわせて共有したい場合などのユースケースでの使用においては適切ですが、基本的にはそのままメッセージ送信してしまったほうがいいかもしれません。

また、2023年6月時点の情報なので、今後Google Workspaceの変更とともに使えなくなるネタかもしれないことには注意が必要です。

最近Spaceはインラインスレッド方式に変更されましたので、スレッド内でファイルをどんどん共有してしまう、でもいいかと思います。

かつて電話からメールへ移行していったときのように、メールからチャットへ移行できるものはどんどん移行していくことで、より連携を緊密かつ迅速に行っていくことが求められている昨今かと思います。

それぞれのケースに応じた使い分けを行ってどんどん情報共有を活発化させていけると良いですね！